Да, личное файловые системы все еще вещь сегодня. Хотя физическое хранилище файлов с годами стало меньше благодаря вариантам цифрового и облачного хранения, все еще есть место для файловая организация в реальном мире.
От простого ящики для хранения файлов к полноценному картотеке, привнесите немного порядка в свои самые ценные документы. И не волнуйтесь, вы можете использовать почти все эти советы по организации файлов на своем компьютере и в облачном хранилище.
Создайте файловую систему для себя в будущем
Ваш файловая система может быть настолько простым или настолько подробным, насколько вы хотите. Просто имейте в виду, для кого он предназначен – для вашего будущего «я». Вместо того, чтобы тратить 10 минут, пытаясь вспомнить структуру вашей картотеки, вы хотите иметь возможность найти файл почти мгновенно. Потому что, в отличие от цифровых файлов, вы не можете просто открыть панель поиска, чтобы отсеять его.
Держите этот совет в уме на протяжении всего файловая организация процесс, чтобы убедиться, что ваше будущее «я» не потеряется позже.
Классифицируйте свои файлы
Когда ваша мантра организации файлов установлена, пришло время собрать все ваши документы. Разложите их на полу или на большом столе. Вы хотите иметь возможность видеть все. Отсюда пришло время составить список всего, что вы планируете хранить в своем файловая система.
Ваш первый список не нужно шлифовать; это просто метод организации ваших мыслей и, в конечном счете, вашей картотеки. Сейчас самое время избавиться от дубликатов или ненужных файлов. Уничтожайте любые конфиденциальные документы.
Когда у вас есть полный список всего, что вы планируете хранить, пришло время организовать их по категориям.
Вот несколько файловая организация категории для начала:
- Инструкции и информация о гарантии
Маркировать все
Совет 2 и 3 идут рука об руку. Нет смысла упорядочивать файлы по категориям, если вы не видите, что они из себя представляют. Старайтесь, чтобы ваши этикетки были как можно более простыми, используйте широкие категории, подобные тем, которые мы перечислили выше, и, если вы хотите пройти лишнюю милю, рассмотрите возможность цветового кодирования вашего файловая организация система.
Помните, идея состоит в том, чтобы упростить для вашего будущего «я» поиск того, что они ищут, когда они откроют ваш файловая система.
В зависимости от того, как вы хотите упорядочить свои файлы, вам следует подумать о том, чтобы включить в свои ярлыки следующее:
- Дата (Месяц, Год. Нет необходимости добавлять день без необходимости.)
- Имя человека (Фамилия, Имя)
- Название компании
- Категория (счета, страховка, медицинские записи и т. д.)
Февраль 2022 г., Super Electricity – Закон об энергетике
Ящики для хранения файлов или шкафы для документов?
Как мы упоминали ранее, количество физических документов, которые держит в руках среднестатистический человек, быстро сокращается, поскольку все больше и больше нашей жизни оказывается на наших компьютерах или в Интернете. Если вы смотрите на свою стопку файлов и думаете, что картотечный шкаф будет излишним, инвестируйте в несколько ящики для хранения файлов вместо.
Хотя картотечные шкафы предлагают более профессиональную и надежную систему хранения ваших файлов, они могут занимать много места и выглядеть ужасно пустыми, когда внутри находится всего несколько бумажных документов.
С другой стороны, ящики для хранения файлов всегда рискуют превратиться в гигантскую стопку неидентифицируемых документов, если их не поддерживать. Если вы планируете использовать коробку для хранения файлов, купите несколько цветных папок, чтобы все было раздельно и легко идентифицировалось.
Если у вас есть много документов, чтобы оправдать шкаф для документов, вам, вероятно, потребуется приобрести еще несколько папок для передачи. Рассмотрите возможность внедрения системы цветового кодирования с подвесными папками разного цвета.
Организация цифровых файлов
Физические картотечные шкафы и ящики для хранения файлов идут путем динозавров в пользу цифровых систем хранения документов, которые можно легко создавать резервные копии и мгновенно вызывать одним нажатием кнопки.
Используя облачное хранилище, вы можете получить доступ к своим документам практически из любого места со смартфона, ноутбука или любого устройства, подключенного к Интернету. Кроме того, существует множество приложений для цифрового сканирования, которые позволяют загружать бумажные документы, используя только фотографию.
С таким большим количеством нашей информации, поступающей в Интернет, как мы можем отслеживать все это? Что ж, мы подходим к концу вашего файловая организация список, поэтому мы просто соберем несколько простых в реализации советов ниже для эффективного цифрового файловая система.
- Не размещайте файлы на рабочем столе.
- Зарезервируйте свой рабочий стол только для приложений и устройств хранения. В ту минуту, когда вы начинаете сохранять файлы на свой рабочий стол, беспорядок начинает брать верх.
- Не переусердствуйте с папками.
- Как и в физическом шкафу для документов, вы хотите, чтобы ваши папки были организованы просто и понятно. Вам следует создавать новую папку только в том случае, если вы регулярно сохраняете похожий файл в одном и том же месте.
- Создайте «личное» и «рабочее» папка
- Для тех из нас, кто использует как для работы, так и для отдыха, рекомендуется хранить эти файлы отдельно. Используйте эти родительские папки для дальнейшей организации ваших цифровых файлов.
Избавьтесь от беспорядка с помощью Smoothmoves
С файловой системой, достойной «Бухгалтера» Бена Аффлека, возможно, пришло время реорганизовать остальную часть вашего домена. Свяжитесь с командой Smoothmoves, чтобы получить предложение без обязательств, и организуйте работу уже сегодня! Предложение услуги по организации дома Чтобы превратить усталые, ненужные зоны вашего дома в организованные, продуктивные пространства, почувствуйте разницу, которую продуманно организованная комната может изменить в вашей жизни.
